Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (e-mail)

Με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι χρήστες ενός δικτύου ή του Διαδικτύου μπορούν να ανταλλάσσουν γραπτά μηνύματα. Η σύνταξη των μηνυμάτων γίνεται με την βοήθεια σχετικής εφαρμογής, π.χ. MS Outlook, Applle Mail, Mozilla Seamonkey, Netscape. Τα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα συλλέγονται κεντρικά στον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο οποίος αναλαμβάνει να τα προωθήσει στους παραλήπτες.

Κάθε χρήστης ηλεκτρονικού ταχυδρομείο έχει τη δική του, προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όλες οι διευθύνσεις είναι της μορφής «χρήστης@κόμβος.κατάληξη». Κόμβος είναι το όνομα του δικτύου που προσφέρει την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο χρήστη, ενώ η κατάληξη δηλώνει τη γενική κατηγορία στην οποία ανήκει το δίκτυο (domain name). Ευρύτατα γνωστά domain names είναι τα .com, .edu, .gov, .mil, .net, και .org, καθώς επίσης και τα χαρακτηριστικά κάθε χώρας ,gr, .uk, ,fr κλπ.

Σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει απαραίτητα να προσδιορίσετε τον ή τους βασικούς παραλήπτες και προαιρετικά, αυτούς στους οποίους θα κοινοποιήσετε το μήνυμα. Η συμπλήρωση ενός θέματος είναι μια καλή πρακτική. Στο σώμα του μηνύματος πρέπει να γράψετε το κυρίως κείμενο.

Μπορείτε με αυτοματοποιημένο τρόπο να απαντήσετε σε ένα μήνυμα που λάβατε ή να προωθήσετε το μήνυμα σε άλλους παραλήπτες.

Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία κάθε είδους, π.χ. εικόνες, βίντεο, προγράμματα κλπ. Ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να ανοίξει και να αποθηκεύσει τα συνημμένα αρχεία στο δίσκο του υπολογιστή του.

Τα συνημμένο αρχεία είναι ένας διαδεδομένος τρόπος μετάδοσης ιών. Μην ανοίγετε μηνύματα αγνώστων που περιέχουν συνημμένα, ελέγχετε αυτά τα αρχεία με προγράμματα προστασίας από ιούς πριν ανοίξετε τα μηνύματα και φροντίστε να ενημερώνεστε τακτικά για τις εμφανίσεις νέων ιών.

Οι εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επεξεργάζονται, προβάλλουν και αρχειοθετούν τα μηνύματα σας. Τα μηνύματα συλλέγονται κεντρικά και προωθούνται στους παραλήπτες μέσω διακομιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Με τη βοήθεια της λίστας φακέλων μπορείτε να ανοίγετε οποιονδήποτε φάκελο αλληλογραφίας. Ο σημαντικότερος είναι ο φάκελος Εισερχόμενα. Εκεί η εφαρμογή τοποθετεί τα μηνύματα που λαμβάνετε, αμέσως μόλις τα κατεβάσει από το διακομιστή.

Για τη σύνταξη νέου μηνύματος, ανοίγει σε ιδιαίτερο παράθυρο ένας κειμενογράφος.

Σε ένα νέο μήνυμα πρέπει να συμπληρώσετε τις διευθύνσεις των παραληπτών, το θέμα και το κείμενο του μηνύματος. Επίσης μπορείτε να εφαρμόσετε ειδικές μορφοποιήσεις στο κείμενο, π.χ. έντονα γράμματα ή κουκίδες στις παραγράφους.

Είναι εύκολο να επισυνάψετε ένα αρχείο στο μήνυμα σας, αρκεί να επιλέξετε σχετική ένδειξη εισαγωγής συνημμένου αρχείου της εκάστοτε εφαρμογής ηλ. ταχυδρομείου.

Πριν στείλετε το μήνυμα, μπορείτε να αλλάξετε διάφορες ρυθμίσεις αποστολής, π.χ. τη σπουδαιότητα και το βαθμό ασφάλειας του.

Για να ανοίξετε ένα μήνυμα, επιλέξτε το από την λίστα.

Για να ανοίξετε ένα συνημμένο αρχείο, ανοίξτε πρώτα το μήνυμα που το περιέχει.

Τα χρήσιμα συνημμένα αρχεία καλό είναι να αποθηκεύονται στο δίσκο, ώστε να μπορούν να ανοίξουν ανεξάρτητα από το μήνυμα.

Με τη βοήθεια κριτηρίων που θα συμπληρώσετε σε ειδικό παράθυρο διαλόγου, π.χ. αποστολέα και θέμα, μπορείτε να αναζητήσετε συγκεκριμένα μηνύματα.

Μηνύματα σχετικά μεταξύ τους, π.χ. από συγκεκριμένους πελάτες ή με το ίδιο θέμα, μπορείτε να τα τοποθετήσετε σε ιδιαίτερους φακέλους.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα μηνύματα σας στο δίσκο, εκτός του βασικού αρχείου που δημιουργεί η εκάστοτε εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την τοποθέτηση των μηνυμάτων. Άχρηστα μηνύματα μπορούν εύκολα να διαγραφούν με ένα Delete.

Μπορείτε να απαντήσετε σε μηνύματα και επίσης αν επιθυμείτε να τα προωθήσετε σε άλλους χρήστες.

Έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την οποία να επιλέγετε τις διευθύνσεις των παραληπτών.

Με διάφορα εργαλεία μπορείτε να κατασκευάσετε φίλτρα αποκοπής ανεπιθύμητων μηνυμάτων ή αυτόματης μεταφοράς τους σε συγκεκριμένους φακέλους.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως και τα μηνύματα (κειμένου, εικόνας και βίντεο) μέσω κινητού τηλεφώνου, τα γνωστά σε όλους μας SMS/MMS, αποτελούν δημοφιλή μέσα επικοινωνίας για τη νέα γενιά. Ωστόσο, ορισμένες φορές η ηλεκτρονική αλληλογραφία μπορεί να κρύβει κινδύνους, όπως ιούς που μπορούν να καταστρέψουν τον υπολογιστή σας, χωρίς καν τη γνώση του αποστολέα.

Πρακτικές συμβουλές για τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Προσπαθήστε να είστε σύντομοι και περιεκτικοί στα μηνύματά σας.

Στο πεδίο «θέμα» να τοποθετείτε λέξεις - κλειδιά που σχετίζονται με το περιεχόμενο του μηνύματός σας. Έτσι ο παραλήπτης θα καταλάβει ότι το e-mail απευθύνεται σε αυτόν και δεν είναι spam.

Τα e-mails με την ένδειξη «FW» (forward-προωθημένο) συχνά δεν προέρχονται από γνωστούς σας. Να έχετε υπόψη ότι το όνομα του αποστολέα είναι πολύ εύκολο να πλαστογραφηθεί από κάποιον που θέλει να σας εξαπατήσει. Ένας καλός τρόπος για να προστατευθείτε είναι τα φίλτρα spam.

Εγκαταστήστε φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Αγνοείστε και σβήστε τα ηλεκτρονικά μηνύματα που δεν προέρχονται από γνωστούς και φίλους, και σε καμία περίπτωση μην ανοίγετε συνημμένα αρχεία σε τέτοια μηνύματα. Τα αρχεία αυτά ενδέχεται να κρύβουν κινδύνους για την ασφάλεια του υπολογιστή σας.

Μην πατάτε κανένα σύνδεσμο σε μηνύματα spam. Επιπλέον να είστε προσεκτικοί με τα κουμπιά που σας ζητούν, είτε να δεχτείτε, είτε να απορρίψετε κάτι ή την ένδειξη «κλείσιμο». Όλα μπορεί να κρύβουν συνδέσμους προς την ίδια παραπλανητική διαδικτυακή τοποθεσία.

Προστατέψτε τη διεύθυνσή σας αποφεύγοντας την άσκοπη δημοσίευσή της σε ιστοσελίδες που επισκέπτεστε. Το ίδιο ισχύει και για τις διευθύνσεις φίλων. Μια καλή λύση είναι η χρήση ενός προσωπικού λογαριασμού για αποκλειστική χρήση με τους φίλους και την οικογένειά σας.

Επικοινωνήστε με τον πάροχό σας και παραπονεθείτε για τυχόν μηνύματα spam που έχετε λάβει. Μπορείτε να ζητήσετε ακόμη και αποκλεισμό ορισμένων ηλεκτρονικών διευθύνσεων τις οποίες θεωρείτε ανεπιθύμητες.

Όταν δημοσιεύετε την διεύθυνσή σας, για παράδειγμα στο ιστολόγιό σας, μπορείτε να τη «μεταμορφώσετε» χρησιμοποιώντας χαρακτήρες που θα ξεγελάσουν το λογισμικό ανίχνευσης διευθύνσεων. Για παράδειγμα μπορείτε να γράψετε john dot public at xy dot com αντί για john.public@xy.com. Επίσης χρησιμοποιήστε τη φαντασία σας σε ότι αφορά το username σας. Όσο πιο παράξενο τόσο πιο δύσκολο είναι να το φανταστεί κανείς και να σας στείλει spam.

Τέλος, είναι πολύ σημαντικό το να μην απαντάτε ποτέ στα spam. Με τον τρόπο αυτό, απλώς επιβεβαιώνετε ότι η διεύθυνσή σας είναι ενεργή και αυτό μπορεί να αυξήσει δραματικά τον αριθμό μηνυμάτων spam που δέχεστε.